Privacy Policy

Chi tratta i tuoi dati

Il titolare del trattamento dei dati che riguardano la vita del tuo condominio è il CONDOMINIO stesso, rappresentato dal suo amministratore: è lui che ti inserisce in anagrafica, decide quali documenti condividere e per quali finalità.

PORTINAI S.r.l. — Piazza Giuseppe Grandi 3, 20129 Milano (MI), C.F./P.IVA 14640760964 — agisce come RESPONSABILE del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR, cioè tratta quei dati per conto del condominio e secondo le sue istruzioni, sulla base di un accordo dedicato (DPA). Non li usa per finalità proprie diverse dall'erogazione del servizio.

Per qualsiasi richiesta puoi scrivere a info@portinai.com: se riguarda dati per cui il titolare è il tuo condominio, inoltreremo la richiesta all'amministratore assistendolo nella risposta.

Quali dati trattiamo

(a) Dati dell'account: nome, indirizzo email e password in forma protetta (mai in chiaro). Se accedi con Apple scegliendo «Nascondi la mia email», riceviamo l'indirizzo anonimo generato da Apple e non il tuo indirizzo reale.

(b) Il collegamento tra la tua email e l'anagrafica del condominio, inserita dal tuo amministratore, con l'unità di appartenenza e l'eventuale scadenza dell'accesso.

(c) Le segnalazioni che invii, i messaggi della relativa conversazione con l'amministratore e le eventuali foto allegate. Le foto vengono ripulite dai metadati, coordinate GPS comprese, prima di lasciare il tuo dispositivo.

(d) Le domande poste all'assistente BEN e il loro conteggio settimanale.

(e) Il token di notifica del dispositivo, con la piattaforma (iOS/Android) e le tue preferenze di notifica: serve unicamente a recapitarti gli avvisi, e viene rimosso quando esci dall'account.

(f) Dati tecnici minimi di funzionamento e sicurezza, come i contatori anti-abuso e i log di accesso.

(g) Rapporti di errore dell'app e, solo con il tuo consenso, statistiche di utilizzo: vedi la sezione «Diagnostica e statistiche d'uso».

Perché li trattiamo

Per erogare il servizio che hai richiesto e collegarti al tuo condominio, per recapitare le tue segnalazioni all'amministratore e riportarti le sue risposte (esecuzione del contratto, art. 6(1)(b) GDPR); per garantire la sicurezza della piattaforma e prevenirne l'abuso (legittimo interesse, art. 6(1)(f)); per adempiere agli obblighi di legge cui siamo tenuti (art. 6(1)(c)).

Non effettuiamo profilazione né decisioni automatizzate che producano effetti giuridici nei tuoi confronti. Non vendiamo i tuoi dati e non li usiamo per pubblicità.

Assistente AI (BEN)

Quando fai una domanda a BEN, il testo della domanda e i soli contenuti a cui hai legittimamente accesso — descrizioni dei documenti che il tuo amministratore ha condiviso con te, avvisi del condominio, le tue segnalazioni — vengono inviati a OpenAI per generare la risposta. BEN non può accedere a documenti o dati di altri residenti.

Il rapporto con OpenAI è regolato da un contratto business: i dati inviati tramite le nostre API NON vengono utilizzati per addestrare i loro modelli.

Le risposte sono generate automaticamente e possono contenere imprecisioni: per informazioni ufficiali fai sempre riferimento al tuo amministratore.

Diagnostica e statistiche d'uso

DIAGNOSTICA. Se l'app va in errore, raccogliamo automaticamente un rapporto tecnico dell'anomalia (tipo di errore, punto del codice, modello di dispositivo e versione del sistema), associato al tuo identificativo utente per poter capire se un problema colpisce una persona sola o tutti. Serve a correggere i guasti, e la base giuridica è il nostro legittimo interesse a fornire un'app che funzioni (art. 6(1)(f) GDPR). Il rapporto non contiene il contenuto delle tue segnalazioni né dei tuoi documenti.

STATISTICHE D'USO. Rilevano quali schermate vengono aperte e quali azioni compiute (ad esempio: hai inviato una segnalazione), per capire cosa funziona e cosa no. Questa raccolta è SPENTA finché non dai il consenso, e puoi ritirarlo in qualsiasi momento: da quel momento la raccolta si ferma e i dati già raccolti vengono azzerati.

Né la diagnostica né le statistiche vengono usate per pubblicità, non vengono incrociate con dati di terzi e non vengono cedute ad alcun intermediario. L'app non effettua alcun tracciamento pubblicitario.

A chi comunichiamo i dati

Ai fornitori tecnici che ci permettono di erogare il servizio, nominati responsabili o sub-responsabili: Google Ireland (Firebase — autenticazione, database, archiviazione file, funzioni cloud, notifiche push, diagnostica e statistiche), OpenAI (assistente BEN), e i servizi di posta usati per gli invii dell'amministratore.

All'amministratore del tuo condominio, che è il titolare dei dati condominiali. Alle autorità, quando la legge lo impone.

I dati non vengono venduti a terzi.

Dove sono i dati

I nostri servizi applicativi, il database e l'archiviazione dei file sono ospitati in Unione Europea. Alcuni fornitori possono trattare dati anche negli Stati Uniti: in quel caso il trasferimento avviene con le garanzie previste dal Capo V del GDPR — clausole contrattuali standard della Commissione europea e, ove applicabile, decisioni di adeguatezza.

Per quanto li conserviamo

Dati dell'account: per tutta la durata dell'account.

Segnalazioni e relative conversazioni: 1 anno, in quanto parte dell'amministrazione del condominio; oltre tale termine la conservazione dipende dal titolare, cioè dal condominio.

Foto del profilo: eliminata immediatamente alla chiusura dell'account.

Token di notifica: rimosso all'uscita dall'account o alla disinstallazione.

Log di accesso e sicurezza: 12 mesi.

Rapporti di errore: 90 giorni. Statistiche d'uso: 14 mesi, e azzerate subito se ritiri il consenso.

Puoi eliminare il tuo account in qualsiasi momento dalla sezione Profilo dell'app, oppure seguendo le istruzioni nella pagina «Eliminazione dell'account».

I tuoi diritti

Hai diritto di accedere ai tuoi dati, rettificarli, cancellarli, limitarne il trattamento, opporti al trattamento e richiederne la portabilità (artt. 15-22 GDPR).

Poiché per i dati condominiali il titolare è il condominio, puoi rivolgerti direttamente al tuo amministratore oppure a noi a info@portinai.com: in quel caso trasmetteremo la richiesta al titolare e lo assisteremo, come previsto dal DPA.

Hai inoltre diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it), ai sensi dell'art. 77 GDPR, o di adire l'autorità giudiziaria (art. 79).

Sicurezza

Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate ai sensi dell'art. 32 GDPR: cifratura dei dati in transito (TLS 1.2 o superiore) e a riposo, controllo degli accessi basato su ruoli, backup periodici, monitoraggio dell'infrastruttura e formazione del personale autorizzato. In caso di violazione dei dati informiamo il titolare senza ingiustificato ritardo e, ove possibile, entro 72 ore dalla scoperta.

Minori

Il servizio è destinato a persone maggiorenni. Non raccogliamo consapevolmente dati di minori di 18 anni. Se ritieni che un minore ci abbia fornito dati, scrivici a info@portinai.com e li elimineremo.

Documento completo e modifiche

Questa informativa descrive il trattamento svolto tramite l'app per i condòmini. L'informativa integrale, il Data Processing Agreement e le Condizioni Generali di Servizio sono disponibili su https://ilportinaiodigitale.com/termini-e-condizioni.

Eventuali modifiche saranno pubblicate nell'app e in questa pagina; quelle sostanziali ti verranno segnalate.