Il problema: le telefonate che lo studio non riesce a prendere
Fuori orario, durante le assemblee, nei giorni in cui un guasto colpisce un intero palazzo e chiamano tutti insieme. Ogni telefonata persa diventa un'email arrabbiata o una seconda chiamata, e la stessa domanda arriva tre volte.
Cosa succede quando un condomino chiama
- Il centralino riconosce il numero tra quelli in anagrafica e saluta per nome.
- Per sicurezza chiude e richiama subito il numero registrato: solo in quella telefonata dà informazioni sul condominio.
- Il condomino spiega cosa gli serve. Se segnala un guasto, il centralino chiede cosa succede e dove, e apre la segnalazione nel gestionale.
- Se chiede a che punto è un lavoro, legge lo stato delle segnalazioni aperte. Se chiede del regolamento o di un verbale, risponde dai documenti che l'amministratore ha condiviso con lui.
- A fine chiamata l'amministratore trova il riassunto e la trascrizione nella pagina Chiamate del gestionale.
Perché la richiamata
Il numero di chi chiama si può falsificare con poca fatica. Un centralino che si fida del numero in arrivo darebbe a chiunque lo stato delle pratiche e i documenti di un residente. Per questo, prima di dare qualunque informazione, chiude e richiama il numero scritto in anagrafica: niente codici da dettare, e la certezza di parlare con il residente vero. Chi ha falsificato il numero non riceve nulla, perché squilla il telefono della persona giusta.
Quando non sa rispondere
Non rimanda il condomino a un indirizzo email o a un altro numero. Apre lui una richiesta per l'amministratore con la domanda già scritta, e il condomino la ritrova nella sua app, dove arriva anche la risposta. La domanda non si perde e l'amministratore sa che è stata fatta.
Centralino AI o segreteria telefonica
| Segreteria telefonica | Centralino AI | |
|---|---|---|
| Risponde alle domande | No | Sì, dallo stato del condominio e dai documenti |
| Apre le segnalazioni | No, qualcuno deve riascoltare | Sì, direttamente nel gestionale |
| Verifica chi chiama | No | Sì, con la richiamata |
| Lascia una traccia scritta | Un audio da riascoltare | Riassunto e trascrizione |
| Di notte e nei festivi | Registra | Risponde e agisce |
Cosa vede l'amministratore
Ogni chiamata compare nel gestionale con il riassunto, la trascrizione e l'esito della verifica. Le chiamate sono divise tra numeri trovati in anagrafica e numeri sconosciuti; per ogni chiamante si vede in quali condomini dello studio è registrato, e un numero sconosciuto si aggiunge all'anagrafica con un clic, così la volta dopo viene riconosciuto.
Domande frequenti
Il condomino capisce di parlare con un sistema automatico?
Sì, il centralino si presenta come assistente telefonico. Parla in italiano naturale e passa all'amministratore quello che non può risolvere.
Cosa succede se chiama un numero che non è in anagrafica?
Il centralino non dà nessuna informazione sul condominio. La chiamata compare comunque nel gestionale, tra i numeri non trovati, e lo studio può associarla a un residente.
Cosa succede alle chiamate fuori orario?
Il centralino risponde e apre la segnalazione come in qualunque altro momento. L'amministratore la trova nel gestionale con la priorità già assegnata.
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